レコードマネジメントとは？
文書・記録情報の作成からアーカイブ・廃棄に至る各段階に
適正なシステムを適用し、文書・記録情報の「ライフサイクル」管理を行うものです。
necessary必要性
文書を的確に管理し、消滅や改ざんなどのリスクから守り、
情報資産を戦略的に活用できる仕組みを確立します。
電子記録情報も含まれます。
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01
終身雇用の崩壊(人材の流動化)
組織として文書・記録を管理することができなければ、人材とともに情報は流出・散逸してしまうリスクがあります。 -
02
ITの進展
情報量の増大にともなう煩雑化で、
必要な情報を探すことがますます困難になっています。 -
03
企業不祥事の増加
不祥事の原因は「特殊な事例」といえるのでしょうか？
自社の経営に死角がないか見直すことがリスク回避に繋がります。 -
04
グローバル社会への対応
海外進出だけがグローバル化ではありません。
WTOに加盟したことで国際規格への適合が義務付けられました。 -
05
法化社会の到来
個人情報保護法、会社法、金融商品取引法…。
コンプライアンスの重視が高まる法化社会では説明責任が求められます。
こうした社会情勢を背景に、経営管理における
レコードマネジメント（文書、記録情報管理）の重要性が高まっています。
記録情報の管理が不十分だと経営責任を問われることになり、企業の信頼が損なわれてしまいます。
不足の事態に備えたレコードマネジメントは現代社会においては必須項目となります。
introduce導入
記録情報管理を属人的にせず、組織の基準やルールで有効活用でき、
管理することができます。
RECORD MANAGEMENT導入後
- 標準化・ルール化
- IT化
- 情報の共有化
- 運用体制の確立
- 教育、研修制度
- 定期点検（内部監査）
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コンプライアンス
情報関連法・国際標準への対策
- 公文書管理法
- 金融商品取引法
- 個人情報保護法
- 情報公開対応
- 訴訟対応
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ナレッジマネジメント
情報資産の有効活用
- 情報の共有化（属人化の防止）
- 情報の散在・散逸防止
- 情報更新管理の徹底
- 検索利用の効率化
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環境改善
情報の爆発的増加への対策
- オフィス環境改善
- スペースコスト削減
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リスクマネジメント
災害対策とセキュリティ管理(BCP・ISMS)
- 災害発生時対(大地震・新型インフルエンザ)
- 機密情報保護・管理
- 個人情報保護・管理
- 知的財産保護・管理
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業務改善
ITの有効活用と業務効率化
- ペーパーレス化
- ネットワーク化
- ペーパーワークの削減(検索・コピー作業など)
life cycleライフサイクル
ライフサイクルに合わせて文書・記録情報を適切に管理することが重要です。
業務の効率化はもちろん、企業の社会的責任や法規制対応の観点でも重要度の高いものになります。