SOLUTION解決へのステップ

1. STEP01現地実態調査

   • オフィス・文書庫の環境調査（ヒアリング調査・文書量調査）

2. STEP02課題を抽出、改善提案

   • 実態調査をもとに現状の課題にあった改善策を提案

3. STEP03改善作業実施・作業支援

   • 保有文書の再評価・仕分け→オフィス・文書庫の保管文書を整理

4. STEP04ルール定着へ向けて運用支援

   • 文書量や運用ルールの定期点検

• お客様が抱える課題例①

  

  お客様の課題

  機密情報の保管・処理が適切にできているか不安

  

  弊社の提案

  「文書保存庫サービス」では、お客さまの大切な文書をお預かりするために、万全のセキュリティ体制でお守します。不要になった全ての文書は、専用処理施設で破砕処理を行います。（業務完了後「作業完了証明書」を発行します）

  

  成果

  使用頻度の低い文書を社外の文書保存専用の保存庫に預けたことで、文書管理コストの削減とオフィスのスペースを拡大することができました。必要な文書は即日配送されるので、使い勝手はオフィスで管理していた時と変わりません。不要になった際にも、保存箱ごと溶解処理されるため安心です。

• お客様が抱える課題例②

  

  お客様の課題

  オフィスに文書が山積みになっており、必要文書を探すのに時間がかかる。

  

  弊社の提案

  • 文書を体系的に分類して、外部倉庫に保管。（必要時はすぐにお届けできる体制づくり）
  • 文書類の電子化を行い、共有化をはかるとともに活用度を向上。

  

  成果

  • オフィスのスペース確保。
  • 必要な文書をすぐに入手でき、業務効率化を実現。

• お客様が抱える課題例③

  

  お客様の課題

  図面が最新のものか分からない。担当者が不在の場合、図面が取り出せない。

  

  弊社の提案

  • 散財・散逸している図面の集中化と物件ごとの一元管理を行います。
  • 最新版管理対象の明確化とルール作り。

  

  成果

  • 原本図面の集中管理を行い、最新版管理と必要図面がすぐ見ることができるようになった。

• お客様が抱える課題例④

  

  お客様の課題

  オフィス新築・移転を機に紙文書の削減を行いたい。

  

  弊社の提案

  • 現状調査を行い必要な文書・廃棄可能な文書に仕分ける。
  • 必要な文書に関しては保存年限を明確にし、わかりやすいルールを整備する。

  

  成果

  • オフィス内文書量の大幅削減を実現。（50～60％）
  • ルールを見直し、整備することで属人化していた管理を一元化。

• お客様が抱える課題例⑤

  

  お客様の課題

  業務が忙しく、文書管理まで手がまわらない。

  

  弊社の提案

  • 担当者の方へのサポートとして、弊社専門のスタッフを派遣。
  • わかりやすいルールの構築。

  

  成果

  • ルールを再構築することで、文書量増加の抑制を実現。
  • 社内で共有できるルール作りを実現。